Zicht op de Groesbeekseweg vanuit mijn werkkamer op kantoor (foto SvS, iPhone 13 Pro Max)


Noviomagus. Recentelijk werd ik benaderd door een advocaat die zich nogal ongerust maakte en mij advies vroeg. De cliënte van de advocaat namelijk had in de betreffende week op dinsdagochtend voor memorie van antwoord gestaan. De volgende dag bemerkte deze advocaat [1] dat de door hem opgestelde en ondertekende ‘Memorie van antwoord in het principaal appel en grieven in het incidenteel appèl’ niet bij de rolraadsheer binnengekomen was, [2] deze memorie niet genomen was ter rolle, en [3] de zaak daarom voor partijberaad verwezen was naar de rol van twee weken later.

Art. 1.8 van het te dezen toepasselijke (landelijk) rolreglement bepaalt (onderstreping toegevoegd):

„De termijnen worden ambtshalve gehandhaafd, tenzij uit dit reglement anders voortvloeit.
Indien een proceshandeling niet is verricht binnen de daarvoor gestelde termijn en van die termijn geen uitstel kan worden verkregen, vervalt het recht de proces- handeling te verrichten.”

De secretaresse van deze advocaat had deze memorie in week die aan voornoemde ‘rol’-week voorafging al op woensdag per gewone post gestuurd aan (de griffie van) het Hof, maar niet ook per fax of e-mail (Zivver) verstuurd.

Was deze memorie bij het gerechtshof  in het ongerede geraakt? Of was de memorie, hoezeer ook al op deze woensdag per gewone post verzonden, niet aangekomen bij het Hof? We zullen het waarschijnlijk nooit weten.

Wat in het voordeel van genoemde cliënt en de advocaat sprak, is dat die memorie op laatstgenoemde woensdag (dus: de woensdag voorafgaand aan die ‘rol’-week) per e-mail aan de advocaat van de wederpartij verstuurd was.

In overleg met mij stuurde de advocaat die me benaderd had een keurige brief aan de rolraadsheer (uiteraard cc aan de advocaat van de wederpartij). Daarin werd onder meer aangevoerd:

„Uit het vorige volgt onder meer dat van enige tijdsdruk dezerzijds of een omstandigheid waardoor er een onverantwoord korte termijn tussen de postbezorging en de roldatum zou zijn, geen sprake is:  de memorie was al bijna een week voor de rolzitting van gisteren gereed.”

Na daarin aansluitend te hebben vermeld dat, gezien genoemde e-mail, vaststond dat die wederpartij het processtuk op die woensdag voorafgaan aan die ‘rol’-week al ontvangen had, werd in die brief voorts aangevoerd:

„Bovendien is van enige inhoudelijke of procedurele benadeling van de wederpartij onmiskenbaar geen sprake, nu mr. {…} dit processtuk al op {…} ontvangen heeft.

Gezien de bijlagen bij deze mail , is het ook niet aannemelijk dat de memorie hetzij niet tijdig aan Uw Hof zou zijn verzonden, hetzij dat het niet tijdig bij Uw Hof binnenkomen zou zijn.

In het onverhoopte geval dat de memorie niet alsnog op {…} genomen zou mogen worden, zou de voor mijn cliënte wrange consequentie daarvan zou zijn dat zij geen verweer zou  kunnen voeren tegen hetgeen in de memorie van grieven van de wederpartij naar voren gebracht wordt en evenmin incidenteel zou kunnen appelleren. Dit terwijl niet valt in te zien wat daarmee gewonnen zou zijn, gezien [1] het feit dat mr. {…} de memorie (dus) al bijna een volle week voorafgaand aan de rolzitting van gisteren per e-mail ontvangen heeft, [2] de zogeheten deformaliseringstendens, en [3] het hieraan gerelateerde belang dat het recht zoveel mogelijk zijn loop krijgt.”

De advocaat van de wederpartij reageerde dezelfde week nog met een brief die ertoe strekte dat regels in het procesreglement nu eenmaal regels zijn. In overleg met mij stuurde de advocaat die me benaderd had op vrijdag in die week toch nog maar een ‘repliek’-brief aan de rolraadsheer om te benadrukken dat de wederpartij niet benadeeld was.

De maandag erop viel de beslissing. De griffier van het Hof berichtte beide advocaten:

„Per brief van {…} 2021 heeft mr. {…}  de rolraadsheer verzocht om met toepassing van art. 1.16 van het Landelijk Procesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de gerechtshoven (LPr) alsnog op {…} de memorie van antwoord, tevens memorie van grieven in incidenteel appel, te mogen nemen.

Gezien de toelichting is kennelijk sprake van een fout in het verzendproces waardoor de memorie, hoewel op {…} 2021 per post verzonden, niet ter griffie van het hof is gearriveerd.

Gezien het feit dat dezelfde memorie ook op {…} al per mail aan de wederpartij is verzonden en ontvangen, en de wederpartij daarmee reeds vanaf die datum bekend was, wordt deze niet in haar procesbelang geschaad.

Toegestaan wordt daarom met toepassing van artikel 1.16 van het LPr om alsnog op de roldatum {…} 2021 een memorie in te dienen.”

Groot was de opluchting bij de advocaat die me benaderd had. En nooit meer zal deze advocaat slechts per gewone post een processtuk (doen) toezenden aan de griffie van een gerecht.